Migrate from SAP BO to Power BI, Automatically, Fixed price!

 

Migrer de SAP BO vers Power BI, Automatiquement, Au forfait

Ellipsys a accompagné le Groupe ADEO / Leroy Merlin dans la simplification massive de sa plateforme SAP BO puis dans la migration du patrimoine utile vers Power BI (et Looker) en automatisant le processus, au forfait. Nous vous en partageons les principaux aspects.

SAP BO : une feuille de route incertaine

SAP Business Objet détiendrait plus de 5 % de part de marché sur le marché de la BI avec presque 30,000 clients dans le monde (6Sense).   Or la plateforme navigue dans un flou certain : La version 4.2 atteindra la fin du support « priorité 1 » fin 2024. La version 4.3 devrait être prise en charge jusqu'à fin 2027, avec une maintenance standard se terminant fin 2025.  SAP prévoit de publier la première version de SAP Business Objects BI 2025 au quatrième trimestre 2024. On n’en connaît pas très bien les contours.  Mais ce qui est précisé, c’est que certains composants ne seront pas inclus dans la version BI 2025, dont Universe Design Tool (pour la construction des UNV), les univers multi sourcés, etc.   De façon générale, on peut considérer que la volonté assumée de SAP est de voir ses clients partir vers SAP Analytics Cloud (SAC). Or cette ambition n’a pas l’air d’être totalement partagée.  Pourquoi ? :  La « self BI » est plébiscitée par les équipes métiers, mais aussi par l’IT, qui de gré ou de force, lâche du lest au métier. Et SAP BO n’est précisément pas une solution orientée « self BI ». C'est une très bonne  solution, mais perçue comme "datée".

Power BI, un succès qui ne se dément pas

Power BI de son côté tire son épingle du jeu, en profitant de la puissance de frappe de Microsoft, les synergies dans Azure et la proximité fonctionnelle avec Excel. Le nombre d’utilisateurs serait de 80,000 entreprises dans le monde, avec une part de marché de 15 % et une croissance insolente (6sense).

Migrer deSAP BO vers Power BI ?

Nous percevons de notre côté un mouvement assez sensible et spécifique de basculement de SAP BO vers Power BI. Mais pour celles et ceux qui veulent se départir de SAP BO, c’est un chantier monumental qui se profile : certaines entreprises que nous côtoyons ont plus de dizaines de milliers de dashboards BO en production. Si le projet doit être conduit « papier crayon », la facture peut être salée. Avec un résultat plus qu’incertain.

Automatiser le process !

Dans cette logique, Ellipsys a créé une solution de migration automatisée entre SAP BO et Power BI qui s’appuie sur son logiciel {openAudit}. Cette fonctionnalité a été mise en œuvre pour le compte du Groupe ADEO Leroy Merlin pour ramener la plateforme SAP qui comptait plus de 100,000 dashboards à 8,000, puis pour la migrer vers Power BI (et Looker).   Ci-après, les 6 points saillants de notre méthodologie dans le cadre de ce type de projet. Nous les conduisons au forfait.

1.  Migrer ce qui doit vraiment être migré

Pourquoi migrer des dizaines de milliers de dashboards SAP BO, quand en réalité une infime minorité est réellement utilisée ? C’est souvent plus de 90 % de la plateforme SAP BO en source qui n’a pas, ou plus d’usage.   {openAudit}, notre logiciel, permet de réduire sensiblement le scope de dashboards SAP BO à migrer, en permettant des archives massives préalablement à la migration. Les dashboards SAP BO obsolètes, ou comportant des erreurs, sont détectés. {openAudit} permet de les archiver via la création de BIAR unitaires (format d’archive BO). Ils peuvent être éventuellement supprimés définitivement par la suite. Cependant, nous historisons l'intelligence de BO (sur ses différentes versions). Donc rien n'est perdu.

2.  Un "reverse engineering" complet de la plateforme BO à migrer

Les dashboards SAP BO sont souvent d’une extrême complexité compte tenu de la très forte antériorité de la plateforme. Cette complexité doit être appréhendée, au niveau de l’intelligence du dashboard mais aussi au niveau des sources. L'idée sera de collecter tout ce qui pourra l'être avec nos sondes et parsers pour capturer toute l'intelligence sous-jacente à la plateforme SAP BO.

3.  Une migration de la "couche sémantique" uniquement.

La couche sémantique est une couche d'abstraction qui permet de raccrocher à des considérations techniques d'une base de données des termes "métier", pour permettre aux équipes de construire des tableaux de bords en toute autonomie.    BO est une technologie éprouvée et robuste qui - avec sa (très) longue expérience de sa couche sémantique - a su organiser l'information dans les entreprises.  L'idée est donc de permettre aux équipes de repartir rapidement d'une couche sémantique optimisée dans la technologie cible, pour pouvoir y bâtir en autonomie la couche de data visualisation de demain : pouvoir aller vers de la "self BI".   Il n'y a pas vraiment de couche sémantique dans Power BI. Aussi, pour retranscrire la couche sémantique de SAP BO vers Power BI, {openAudit} reconstruit les modèles de données dans les Datasets des Power BI.   Nous pouvons considérer les Datasets comme la première couche d'exposition des données pour les utilisateurs Power BI. Cette couche propose une organisation simple de l'information métier en faisant abstraction des données physiques, à l'instar des Univers BO. Une autre possibilité est d'organiser des "cubes" directement dans Azure SQL et/ou MSSQL, pour proposer une organisation plus poussée de l'information de l’entreprise.

4.  Ou une migration « As Is »,  automatisée.

C'est un contexte que nous rencontrons quand il y a une forme d'urgence à migrer : fin du contrat de licence par exemple. Il s'agira de reproduire les dashboards SAP BO utiles, de façon quasi identique dans la cible Power BI.    {openAudit} va convertir les objets dans les tables du data model de Power BI de chaque dashboard et organiser la « data préparation » pour reproduire l'intelligence des dashboard BO, idéalement en simple SQL.   {openAudit} va convertir la disposition des dashboards SAP BO directement dans Power BI .

5.  Alléger la plateforme cible

Les dashboards SAP BO ont accumulé au fil du temps de plus en plus de complexité.  Ce foisonnement peut avoir de vraies répercussions sur la plateforme cible, car il y a autant de refreshs que d’utilisateurs. {openAudit} peut potentiellement  "déplacer" les requêtes complexes dans les tables et dans les vues de la base de données en source ou dans les dashboards Power BI, en simple SQL et partiellement en SQL / DAX & PowerQuery.   Ces requêtes complexes ne seront ainsi potentiellement jouées qu'une seule fois pour baisser les coûts, faciliter la maintenance et accélérer les consultations

6.  Valider la non régression

{openAudit} va exécuter les dashboards BO et les dashboards Power BI (après la migration technique) avec des valeurs de prompt analogue, ce qui permettra d’opérer des comparaisons en masse avec des outils statistiques.

Conclusion   Le décommissionnement de SAP devient ces temps un enjeu de taille pour beaucoup d’entreprises : l’outil est perçu comme étant en fin de vie, mal adapté à un usage Cloud et à la volonté croissance d’aller vers de la « self BI ».   Sauf que ces migrations ne sont pas simples à mettre en œuvre tant ces plateformes ont duré : elles ont de ce fait emmagasiné de la complexité. Le moteur de migration de {openAudit} permet d‘automatiser la transcription de SAP BO vers Power BI en s’attachant à analyser toutes les subtilités de la source pour pouvoir la reproduire fidèlement dans la cible. Une option intéressante est de ne repartir que de la couche sémantique pour créer les condition d'une "self BI" clef en main.    La capacité d’{openAudit} à optimiser la plateforme BO, puis à factoriser l’intelligence dans la plateforme cible permet un surcroît considérable d’intelligibilité et de performance. La massification des tests de non régression est précieuse pour arriver très vite à un optimum, pour faire de cette migration un vrai succès pour l'IT et le métier. Cette ambitieux chantier a été conduit de façon forfaitaire pour le compte du Groupe ADEO/Leroy Merlin avec des résultats extrêmement probants.

Migrate from SAP BO  to  Power BI , Automatically,  Fixed price

Ellipsys supported the ADEO/Leroy Merlin Group in the massive simplification of its SAP BO platform then in the migration of useful assets to Power BI (and Looker) by automating the process, on a fixed price basis. We share the main aspects with you.

SAP BO: an uncertain roadmap

SAP Business Objet holds more than 5% market share in the BI market with almost 30,000 customers worldwide (6Sense). However, the platform is navigating in a certain vagueness: Version 4.2 will reach the end of “priority 1” support at the end of 2024. Version 4.3 is expected to be supported until the end of 2027, with standard maintenance ending at the end of 2025.  SAP plans to release the first version of SAP Business Objects BI 2025 in the fourth quarter of 2024. The outlines are not very well known. But what is clarified is that certain components will not be included in the BI 2025 version, including Universe Design Tool (for the construction of UNVs), multi-sourced universes, etc.   Generally speaking, we can consider that SAP's stated desire is to see its customers move to SAP Analytics Cloud (SAC). However, this ambition does not seem to be completely shared.  For what ? :  “Self BI” is popular with business teams, but also with IT, which, willingly or by force, lets the business down. And SAP BO is precisely not a “self BI” oriented solution. This is a very good solution, but perceived as "dated".

Power BI, an undeniable success

Power BI, for its part, is doing well, taking advantage of the firepower of Microsoft, the synergies in Azure and the functional proximity with Excel. The number of users would be 80,000 companies worldwide, with a market share of 15% and insolent growth (6sense)

Migrate from SAP BO to Power BI?

For our part, we perceive a fairly significant and specific movement of switching from SAP BO to Power BI. But for those who want to get rid of SAP BO, a monumental project is looming: some companies we work with have tens of thousands of BO dashboards in production. If the project must be conducted “paper and pencil”, the bill can be steep. With a more than uncertain result.

Automate!

With this in mind, Ellipsys has created an automated migration solution between SAP BO and Power BI which is based on its  {openAudit} software . This functionality was implemented on behalf of the ADEO Leroy Merlin Group to reduce the SAP platform, which had more than 100,000 dashboards, to 8,000, then to migrate it to Power BI (and Looker).   Below, the 6 salient points  of our methodology within the framework of this type of project. We drive them on a fixed price basis.

1.  Migrate what really needs to be migrated

Why migrate tens of thousands of SAP BO dashboards, when in reality a tiny minority is actually used? Often more than 90% of the SAP BO platform in source has no or no longer use.   {openAudit}, our software, makes it possible to significantly reduce the scope of SAP BO dashboards to be migrated, by allowing massive archives prior to migration. SAP BO dashboards that are obsolete or contain errors are detected. {openAudit} allows them to be archived via the creation of unit BIARs (BO archive format). They may eventually be permanently deleted later. However, we historicize the intelligence of BO (on its different versions). So nothing is lost.

2.  A complete “reverse engineering” of the BO platform to be migrated

SAP BO dashboards are often extremely complex given the very long history of the platform. This complexity must be understood, at the level of the intelligence of the dashboard but also at the level of the sources. The idea will be to collect everything that can be collected with our probes and parsers to capture all the intelligence underlying the SAP BO platform.

3.  A migration of the "semantic layer" only.

The semantic layer is an abstraction layer which makes it possible to connect to technical considerations of a database of "business" terms, to allow teams to build dashboards in complete autonomy.    BO is a proven and robust technology which - with its (very) long experience of its semantic layer - has been able to organize information in companies.  The idea is therefore to allow teams to quickly start from an optimized semantic layer in the target technology, to be able to independently build the data visualization layer of tomorrow: to be able to move towards "self BI".   There isn't really a semantic layer in Power BI. Also, to transcribe the semantic layer from SAP BO to Power BI, {openAudit} reconstructs the data models in the Power BI Datasets.   We can think of Datasets as the first layer of data exposure for Power BI users. This layer offers a simple organization of business information by ignoring physical data, like the BO Universes. Another possibility is to organize "cubes" directly in Azure SQL and/or MSSQL, to offer a more in-depth organization of the company's information.

4.  Or an automated “As Is” migration.

This is a context that we encounter when there is some form of urgency to migrate: end of the license contract for example. This will involve reproducing the useful SAP BO dashboards, almost identically in the Power BI target.    {openAudit} will convert the objects in the Power BI data model tables of each dashboard and organize the “data preparation” to reproduce the intelligence of the BO dashboards, ideally in simple SQL.   {openAudit} will convert the layout of SAP BO dashboards directly into Power BI.

5.  Lighten the target platform

SAP BO dashboards have accumulated more and more complexity over time.  This proliferation can have real repercussions on the target platform, because there are as many refreshes as there are users. {openAudit} can potentially "move" complex queries into tables and views of the source database or into Power BI dashboards, in simple SQL and partially in SQL / DAX & PowerQuery.   These complex queries will thus potentially only be played once to reduce costs, facilitate maintenance and speed up consultations.

6.  Validate non-regression

{openAudit} will run BO dashboards and Power BI dashboards (after technical migration) with analog prompt values, which will allow mass comparisons with statistical tools.

Conclusion   The decommissioning of SAP is becoming a major challenge for many companies these days: the tool is perceived as being at the end of its life, poorly suited to Cloud use and the growing desire to move towards “self BI” .   Except that these migrations are not easy to implement as these platforms have lasted: they have therefore accumulated complexity. The {openAudit} migration engine makes it possible to automate the transcription from SAP BO to Power BI by focusing on analyzing all the subtleties of the source to be able to faithfully reproduce it in the target. An interesting option is to start only from the semantic layer to create the conditions for a turnkey “self BI”.    {openAudit}'s ability to optimize the BO platform and then factor the intelligence into the target platform allows for a considerable increase in intelligibility and performance. The massification of non-regression tests is valuable to arrive very quickly at an optimum, to make this migration a real success for IT and the business. This ambitious project was carried out on a lump sum basis for the entire ADEO/Leroy Merlin Group with extremely convincing results.